MwSt-Tücken bei Geschäftsfahrzeugen

Die Regelung gemäss Art. 47 MWSTV bei entgeltlichen Leistungen an das Personal ist einfach und besagt, dass die Steuer vom tatsächlichen empfangenen Entgelt zu berechnen ist. Sind Gehaltsnebenleistungen betragsmässig im Lohnausweis zu deklarieren, gelten auch diese als entgeltlich erbracht. Der deklarierte Betrag der für die direkten Steuern massgebend ist, bildet auch das steuerbare Entgelt bei der MWST. Leistungen, die im Lohnausweis nicht zu deklarieren sind, gelten als nicht entgeltlich erbracht und es wird vermutet, dass ein unternehmerischer Grund besteht.

Privatanteil Geschäftsfahrzeug

Die Gehaltsnebenleistung für die private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs in der Freizeit wird in der Regel durch die Pauschale von monatlich 0.9% des Kaufpreises (exkl. MwSt) multipliziert mit der Anzahl der benutzten Monate bewertet bzw. quantifiziert (10.8% für ein ganzes Jahr). Diese Handhabung hat sich in der Praxis bewährt. Diese Pauschale kann sowohl für das Personal als auch für die beteiligte Person angewendet werden. Liegt der errechnete monatliche Betrag unter CHF 150.00, so ist mit CHF 150.00 pro Monat zu rechnen.

Kostenbeteiligung des Mitarbeitenden bei der Anschaffung des Fahrzeuges

Beteiligt sich der Mitarbeitende an den Anschaffungskosten des Fahrzeugs, sieht die Eidg. Steuerverwaltung (ESTV) vor, dass das Unternehmen den Vorsteuerabzug tätigen kann. Im Gegenzug wird zum einen ein steuerbarer Leistungsaustausch mit dem Mitarbeitenden angenommen (Teilverkauf), zum anderen ist die pauschale Berechnung des Privatanteils basierend auf dem Gesamterwerbspreis vorzunehmen.

Beispiel:

Beim Kauf eine Geschäftsfahrzeugs im Wert von CHF 50’000.00 (exkl. MwSt) beteiligt sich der Mitarbeitende mit CHF 20’000.00 (exkl. MwSt). Das steuerpflichtige Unternehmen kann auf dem Einkauf des Geschäftsfahrzeugs den Vorsteuerabzug im Rahmen seiner unternehmerischen Tätigkeit vornehmen (CHF 4’050.00 bei 8.1% MwSt), weil die Voraussetzungen gemäss Art. 28a MWSTG dafür erfüllt sind. Im Gegenzug muss nun ein Umsatz (Entgelt) von CHF 20’000.00 mit der ESTV abgerechnet werden (geschuldete Umsatzsteuer CHF 1’620.00). Der Kostenbeitrag des Mitarbeitenden ist auf einem Konto “Kostenbeteiligung Fahrzeuge” - einem Wertberichtigungskonto (minus Aktivum) - zu verbuchen. Dieses Wertberichtigungskonto wird parallel mit den Abschreibungen auf dem Aktivkonto aufgelöst. Der Tatsache, dass Umsatzsteuer von einem Wertberichtigungskonto verbucht wird, ist auch für die im Rahmen der Finalisierung vorzunehmende Umsatzabstimmung Rechnung zu tragen. Für die Berechnung des Privatanteils ist auf den gesamten Kaufpreis abzustellen. Die Kostenbeteiligung des Mitarbeitenden bleibt hier somit unberücksichtigt. Die geschuldete Umsatzsteuer auf dem Privatanteil beträgt demnach CHF 404.65 (CHF 50’000.00 x 10.8 % = CHF 5’400.00 inkl. 8.1 % MwSt).

Der spätere Verkauf des Fahrzeugs durch das Unternehmen ist zum Normalsatz abzurechnen. Wenn das Unternehmen nun dem Mitarbeitenden einen Anteil des Verkaufserlöses zurückerstattet, kann es diesen Anteil als Teilrückerstattung der früher dem Mitarbeitenden in Rechnung gestellten Kostenbeteiligung behandeln.

Die Buchungen könnten wie folgt aussehen:

Liquide Mittel / Fahrzeug CHF 21’620.00 inkl. 8.1 % MwSt

Fahrzeug / Liquide Mittel CHF 10’810.00 inkl. 8.1 % MwSt

Mitarbeiter stellt sein privates Fahrzeug zur Verfügung, Unternehmen übernimmt den Unterhalt

Besitzt ein Mitarbeitender bereits ein Fahrzeug, so kann er dieses auch in seinem Privatbesitz behalten und das Unternehmen bezahlt ihm lediglich die Unterhaltskosten. In solchen Fällen ist der Privatanteil nicht vom Anschaffungswert, sondern mittels Pauschale von CHF 150.00 pro Monat zu berechnen. Dies würde für ein Jahr einen Privatanteil von CHF 1’800.00 bzw. CHF 134.90 Steuer ausmachen.

Die auf den Unterhaltsberechnungen ausgewiesene Steuer darf das Unternehmen im Rahmen seines Vorsteuerabzugsrechts geltend machen.

Bordbuch

Der Stellenwert von Bord- bzw. Fahrtenbüchern wird inskünftig zunehmen, obwohl diese noch nicht weit verbreitet sind. Es muss jedoch davon ausgegangen werden, dass diese für die grundsätzliche Frage, ob ein Fahrzeug tatsächlich ein Geschäftsfahrzeug ist, ein wichtiger Beweis sein können. Wohl nicht zuletzt deshalb hat die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) zwischenzeitlich in den FAQ zum Lohnausweis die Anforderungen an ein Bordbuch konkretisiert:

Zwingende materielle Angaben:

Allgemeine Angaben (zB auf der ersten Seite des Bordbuchs)

• Fahrer

• Kalenderjahr

• Kilometerstand am 01.01. und 31.12. des Kalenderjahres

Tagesangaben (jeweils am Tag der Fahrt auszufüllen)

• Datum der Fahrt

• Angabe der besuchten Person, inkl. Ortsangabe (zB X AG, Rümlang)

• Anzahl der gefahrenen Kilometer

Zwingende formelle Anforderungen

• Ein Bordbuch muss täglich, vollständig und lückenlos geführt werden.

• Es muss eine feste Form haben (keine Loseblatt-Ringbücher)

• Bei einem elektronischen Bordbuch müssen nachträgliche Änderungen dokumentiert werden

Erwünschte, nicht zwingende Angaben:

• Uhrzeit

• Genauer Grund der Geschäftsfahrten (zB Kundenbesuch)

• Privatfahrten (Hinweis “Privatfahrt” würde genügen, ist aber nicht notwendig, da bei Fehlen einer Angabe eine Privatfahrt anzunehmen ist)

Beispiel einer Vollkostenrechnung

Falls die ESTV, bei ungenügender Begründung der geschäftsmässigen Nutzung von Fahrzeugen, davon ausgeht, dass diese als Mietobjekte an die Mitarbeiter übergeben wurden, kommt die Vollkostenrechnung zum Zug.

Ausgangslage

Kaufpreis Fahrzeug inkl. 8.1 % MwSt	CHF 108’100.00
Betriebskosten pro Jahr inkl. 8.1 % MwSt	CHF 10’810.00
Versicherungen und Steuern pro Jahr	CHF 4’000.00
Miete Abstell-/Parkplatz inkl. 8.1 % MwSt	CHF 1’081.00

Effektive Abrechnung

Verbuchte Betriebskosten pro Jahr	CHF 10’000.00
Versicherungen und Steuern pro Jahr	CHF 4’000.00
Miete Abstell-/Parkplatz inkl. 8.1 % MwSt	CHF 1’000.00
Abschreibungen (10 % von CHF 100’000.00)	CHF 10’000.00
Gesamtkosten	CHF 25’000.00
Gemeinkosten und Gewinnzuschlag 10%	CHF 2’000.00
Steuerbemessungsgrundlage	CHF 27’000.00
davon geschuldete 8.1% MwSt von	CHF 2’227.50

Fazit

Die pauschale Berechnungsmethode für die Fahrzeugnutzung bei Personal und an Unternehmen beteiligten Personen mit den 0.9 % ist nach wie vor praktisch und weit verbreitet. Die ESTV hinterfragt jedoch je länger je mehr die unternehmerische Notwendigkeit von Fahrzeugen. Dort, wo sie eine solche nicht von vornherein als gegeben betrachtet, wird die private Nutzung nicht mehr mittels pauschaler Berechnung eines Privatanteils abgegolten (die pauschale Ermittlung des Privatanteils ist nur bei überwiegend unternehmerischer Verwendung zulässig). Vielmehr wird ein Mietwert anhand einer Vollkostenrechnung zu ermitteln sein. Bei dieser Vollkostenrechnung erscheint insbesondere der Gemeinkosten- und Gewinnzuschlag von 10% als happig. Berücksichtigt man nun, dass solche Aufrechnungen nach einer MWST-Revision erfahrungsgemäss an die Hauptabteilung DVS (direkte Bundessteuer, Verrechnungssteuer, Stempelabgaben) gemeldet werden, so kann man sich leicht ausrechnen, wie die diesbezüglichen Nachbelastungen zu Buche schlagen werden. Der von der ESTV in den letzten Jahren eingeschlagene Weg mag in den theoretischen Ansätzen wohl richtig sein, stellt aber in vielen Konstellationen eine Verschärfung dar. Die Vorgehensweise bestätigt einen bereits seit längerem erkennbaren Trend: Steuerlücken und Steueroptimierungsinstrumente werden je länger, je mehr geschlossen bzw. eingeschränkt.

Beispiel einer Vollkostenrechnung

Falls die ESTV bei ungenügenden Begründung der geschäftsmässigen Nutzung von Fahrzeugen davon ausgeht, dass sie als Mietobjekte an die Mitarbeiter übergeben wurden, kommt die Vollkostenrechnung zum Zug.

Quelle: Treuhand Suisse - Trex-Ausgabe 3/25